Autofilter
Mit der Funktion Auto Filter wird man in die Lage versetzt, die Tabelle auf einfache Art und Weise
nach bestimmten Kriterien zu filtern.
Als erster Schritt werden die zu filternden Spalten selektiert. Am besten eignet sich dazu die Zeile mit
den Spaltenüberschriften. Dann ruft man im Menü Daten den Punkt
AutoFilter auf.
In den selektierten Zellen wird nun eine kleine Schaltfläche erzeugt.
Wenn man darauf drückt,
werden alle Inhalte der darunter liegenden Spalte aufgelistet. Mehrfach vorkommende Werte natürlich nur
einmal.
Zusätzlich werden die Optionen Benutzerdefiniert, Leere
und Nichtleere angeboten. Die beiden letzten allerdings nur dann, wenn es in der
entsprechenden Spalte auch leere Zellen gibt. Ich möchte ausdrücklich darauf hinweisen, daß leere
Zeilen innerhalb der Tabelle den Filterbereich unterbrechen.
Interessante Möglichkeiten bietet die Option Benutzerdefiniert. Hier kann man die Filter noch
spezieller einstellen. Die zur Verfügung stehenden Optionen sind im nächsten Bild dargestellt:
Bleibt zu erwähnen, daß man gleichzeitig in mehreren Spalten filtern kann.
Zahl der gefilterten Daten anzeigen
Im Zusammenhang mit AutoFilter möchte ich beschreiben, wie es möglich ist, die Zahl der
gefilterten Daten anzuzeigen. Es ist ja sicher interessant zu wissen, wieviele Daten einer Tabelle mit einem
bestimmten Filterkriterium übereinstimmen. Die dazu benutzte Funktion Teilergebnisse kann allerdings noch viel mehr, so
daß ich darauf noch auf einer gesonderten Seite eingehen werde.
Aufruf der Standardfunktion:
Zunächst selektieren wir die erste freie Zelle neben den Spaltenüberschriften. Dann wird der
Schalter Funktions-Assistent gedrückt. (Mit rotem
Kreis markiert). Im Fenster Funktion einfügen wählen wir Math.
& Trigonom. / Teilergebnis. Es öffnet sich der Funtions-Assistent:
Dort wird unter Funktion der Wert 3 eingegeben. (Er steht für Anzahl, zulässig sind
dort die Werte von 1 bis 11, was die Werte bedeuten, habe ich hier erklärt). Bei Bezug1 wird A:A eingegeben, oder einfach der Spaltenkopf
der Spalte A selektiert. (Es kann natürlich auch jede andere Spalte verwendet werden, nur muß sie
in der Zeile einen Wert enthalten, sonst funktioniert das nicht! Anschließend drücken wir auf Ende und die neue Funktion ist eingerichtet.
Die Anzahl der (gefilterten) Zeilen wird angezeigt. Das läßt sich natürlich noch
perfektionieren. Zunächst einmal produziert unsere Methode noch einen Fehler: da die ganze Spalte als
Bezug verwendet wird, zählt die Funktion auch die Überschrift(en) mit. Um das zu vermeiden, wird
an die Formel noch -1 angehängt. (Hat man mehrere Überschriften in der Bezugsspalte,
wird natürlich die entsprechende Zahl genommen). Man kann die Formel auch, wie im nächsten Bild
gezeigt, mit einem Text erweitern:
Das ist doch was, oder?