Eingabehilfen (Füllkästchen)

Mit einer Reihe von "Tricks" kann man sich die Eingabe in Excel-Tabellen erleichtern. Als erstes wollen wir uns die kleine Fläche rechts unten im Markierungsrahmen ansehen, denn im Füllkästchen, wie diese Fläche heißt, stecken schon viele Möglichkeiten drin. Im Beispiel links ist in Zelle C1 eine Formel eingetragen. Wenn man nun das Füllkästchen mit der linken Maustaste anfaßt un den Rahmen nach unten zeiht, wird die Formel in alle markierten Zellen übertragen. Diese Möglichkeit ist allgemein bekannt. Weniger bekannt ist die Möglichkeit, diesen Ausfüllvorgang mit einem doppelten Mausklick auf das Füllkästchen zu bewirken.

Das funktioniert allerdings nur, wenn sich in der Spalte links von den auszufüllenden Zellen bereits Werte befinden. Es werden dann alle Zellen neben denen sich schon ein Inhalt befindet gefüllt. In unserem Beispiel rechts mit der Formel aus Zelle C1. Wobei selbstverständlich die Zellbezüge der Formel angepaßt werden. Diese Vorgehensweise ist vor allem bei langen Tabellen sehr nützlich, da die Tabelle zum Ausfüllen nicht gescrollt werden muß. Neben Formeln kann man auf diese Weise auch andere Inhalte von Zellen übertragen.

Eine Fülle von Möglichkeiten bietet sich, wenn man das Füllkästchen mit der rechten Maustaste selektiert und dann den Markierungsbereich aufzieht. Abhängig vom Inhalt der Ausgangszelle werden verschiedene Möglichkeiten angeboten.

	Im Bild links kann man sehen, welche Möglichkeiten angeboten werden, wenn sich in der Ausgangszelle eine Zahl befindet. Wegen der vielen Möglichkeiten, die diese Funktion bietet, möchte ich etwas näher auf die Position Reihe ausfüllen eingehen. Die Bilder unten stellen einige Möglichkeiten der Markierung und die daraus resultierenden Ergebnisse dar.

Wie wir sehen, erkennt Excel bestimmte Reihenfolgen in den Zellinhalten und führt diese im markierten Bereich fort. Meine Darstellungen dazu sind sicher nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten.

Befindet sich im Ausgangsbereich ein Datum, werden dazu spezielle Funktionen des Füllkästchens angeboten, die ich im folgenden zeige:

Links sehen wir das Auswahlmenü mit den, das Datum betreffenden Auswahlmöglichkeiten. Rechts sind die jeweiligen Ergebnisse zu sehen.

Eingabehilfen (AutoAusfüllen)

Sehr nützlich ist auch die Funktion AutoAusfüllen. Hierzu gibt es unter Extras / Optionen einen Menüpunkt, unter dem Standardmäßig einige Einträge definiert sind. Der Nutzer hat aber auch die Möglichkeit, eigene Einträge hinzuzufügen. Das nächste Bild zeigt das angespochene Menü.

Unter Listeneinträge können diese Listen angelegt werden.

Ein Klick auf die Taste Einfügen überträgt die Liste in das Feld Benutzerliste. Dort steht sie zur Verfügung, bis sie gelöscht wird. Es ist auch möglich solche Listen aus einer Tabelle zu importieren. Dazu wird die Schaltfläche Importieren rechts unten im Menü benutzt.

Steht nun der erste Wert einer dieser Listen in einer Zelle, und es wird über das Füllkästchen ein Bereich markiert, werden die folgenden Listenwerte in die markierten Zellen übertragen. Ist die Liste auf diese Weise abgearbeitet, wird wieder von vorne begonnen, wenn der Markierungsbereich länger ist, als die Liste.

Hier ein Beispiel. Das AutoAusfüllen funktioniert über Spalten und über Zellen.

Eingabehilfen (Auswahlliste)

Mit der Funktion Auswahlliste kann man sich einiges an "Tipparbeit" sparen. Hat man eine Zelle markiert und drückt auf die rechte Maustaste, ist der letzte Punkt des Kontextmenüs die Funktion Auswahlliste.

Mit einem Mausklick auf Auswahlliste... öffnet man das rechts abgebildete Menü. Es enthält alle in der Spalte darüber vorhandenen Einträge. Diese sind alphbetisch sortiert. Der dort selektierte Eintrag wird in die markierte Zelle übertragen. Das kann übrigens auch eine bereits gefüllte Zelle sein, deren Inhalt man ändern möchte.

Eingabehilfen (AutoEingabe)

Die Funktion AutoEingabe kann ebenfalls unter Extras / Optionen aufgerufen werden. Hierzu wird unter Bearbeiten die Optionsschaltfläche AutoEingabe für Zellwerte aktivieren markiert.

Gibt man nun in eine Zelle etwas ein, wird die Eingabe automatisch vervollständigt, wenn ein gleicher Eintrag in der Spalte schon vorhanden ist. Durch Betätigen der Enter-Taste kann der angebotene Wert übernommen werden. Wenn man weiterschreibt, wird das Angebot verworfen. Gibt es mehrere ähnliche Einträge, wird der Vorschlag erst gemacht, wenn die bisherige Eingabe eine eindeutige Übereinstimmung hat. Im Beispiel links wurde der Vorschlag erst nach dem 3. Buchstaben gemacht, da vorher zwei Möglichkeiten der Übereinstimmung vorhanden waren (Mo und Montag).